Mitten in der Montage
Die Hände sind voll, in der Tasche vibriert das Handy. Anna nimmt ab und notiert Namen, Anliegen und wann der Rückruf passt.
KI-Telefonassistentin für kleine Unternehmen in Österreich
Sie sind beim Kunden. Anna hebt ab.
Anna nimmt Anrufe entgegen, wenn Sie gerade nicht können, hält die Anliegen fest und kümmert sich um die nächsten Schritte. Alles natürlich im Gespräch, flexibel einstellbar, und über App und Web-App behalten Sie den Überblick.
- Natürlich sprechen
- Rückrufe im Blick
- Einstellungen selbst anpassen
Anrufe · heute Beispielansicht
Anna spricht mit Fr. Berger · hört dabei zu
- 08:05 Hr. NovakFragt nach dem Liefertermin · Rückruf erledigt Erledigt
- 09:12 Fr. BergerAngebot Küchenfronten · Rückruf nach 16 Uhr Rückruf offen
- 10:47 Büro LehnerTermin verschieben auf Donnerstag Termin
- 11:30 Unbekannte NummerWasserschaden · angekündigt durchgestellt Dringend
2 offen · 1 erledigt · 1 durchgestellt
Aus dem Arbeitsalltag
Das Telefon klingelt. Sie sind gerade beim Kunden.
Wer abhebt, unterbricht die Arbeit. Wer nicht abhebt, ruft später zurück, ohne zu wissen, worum es geht.
Im Gespräch mit einer Kundin
Mitten in der Beratung möchten Sie nicht aufs Display schauen. Anna kümmert sich, und nach dem Termin lesen Sie in Ruhe nach.
Rückrufe auf Zetteln
Wer hat angerufen, wer wartet noch? Bei Anna steht jedes Anliegen in einer Übersicht, offen oder erledigt.
Dabei ersetzt Anna niemanden aus Ihrem Team. Sie sorgt dafür, dass Anrufer gut aufgehoben sind, während Sie arbeiten.
Anna im Gespräch
Nachfragen, unterbrechen, festhalten.
So klingt ein typischer Anruf bei Anna. Sie lässt sich ins Wort fallen, geht auf Zwischenfragen ein und fasst am Ende zusammen, was sie notiert hat.
Beispieldialog, kein Mitschnitt.
Betrieb und Namen sind frei erfunden. Wie Anna wirklich klingt, hören Sie in der Demo, live am Telefon.
Anna in der Demo erleben Beispieldialog
- Anna
Grüß Gott, hier ist Anna, die digitale Assistentin der Tischlerei Muster. Herr Muster ist gerade bei einem Kunden. Worum geht es?
- Anruferin
Ich hätte gern ein Angebot für neue Küchenfronten.
- Anna
Gerne. Damit Herr Muster Sie zurückrufen kann: Wie ist Ihr Name, und wann erreicht er Sie am …
- Anruferin
Moment, kurz noch: Machen Sie auch Einbauschränke?
Unterbrechung - Anna
Das nehme ich gern mit auf – das bespricht Herr Muster am besten direkt mit Ihnen. Wie ist Ihr Name?
Geht darauf ein - Anruferin
Berger. Am besten nach 16 Uhr.
- Anna
Danke, Frau Berger. Ich notiere: Angebot für Küchenfronten, Frage zu Einbauschränken, Rückruf heute nach 16 Uhr unter dieser Nummer. Passt das so?
Fasst zusammen - Anruferin
Ja, passt. Danke!
Danach in der Web-App
- Anliegen
- Angebot Küchenfronten, Frage zu Einbauschränken
- Nächster Schritt
- Rückruf heute nach 16 Uhr
- Status
- Rückruf offen
So funktioniert’s
Vom Anruf zur nächsten Handlung.
Ein KI-Telefonassistent ist nur so gut wie das, was nach dem Gespräch passiert. Bei Anna läuft das in drei Schritten.
- 1
Anna nimmt ab.
Sie begrüßt den Anrufer passend zu Ihrem Betrieb und nimmt das Anliegen auf. Bekannte Nummern erkennt sie dabei.
Beispiel „Grüß Gott, hier ist Anna von der Tischlerei Muster …“
- 2
Anna klärt den nächsten Schritt.
Rückruf entgegennehmen, einen Termin unterstützen oder ein dringendes Gespräch nach Ihren Regeln weitergeben, mit Ansage, wer anruft und worum es geht.
Beispiel Rückruf an Frau Berger, heute nach 16 Uhr.
- 3
Sie behalten den Überblick.
Zusammenfassung lesen, Offenes bearbeiten, Erledigtes markieren, in der Web-App oder unterwegs in der App.
Beispiel Nach dem Rückruf: „Erledigt“ – fertig.
Vorteile
Was Anna für Ihren Betrieb übernimmt.
Gespräche, die sich natürlich anfühlen
Anna hört zu, auch während sie spricht. Anrufer können nachfragen, etwas ergänzen oder ihr ins Wort fallen, statt das Ende einer starren Ansage abzuwarten.
Im Beispieldialog oben zu sehen: Die Zwischenfrage wird aufgenommen, nicht überhört.
Wissen, was offen ist
Nach jedem Anruf liegt eine kurze Zusammenfassung bereit. Offene Rückrufe und Bearbeitungsstände sehen Sie auf einen Blick, nicht mehr auf Zetteln.
So sieht es in der Beispielansicht der Web-App aus.
Sie bestimmen die Abläufe
Begrüßung, Abwesenheitszeiten, Stimme und Weiterleitung stellen Sie selbst ein. Wird es dringend, sagt Anna Ihnen vor der Übergabe, wer anruft und worum es geht.
Gesprächsgedächtnis für bekannte Nummern: einstellbar und löschbar.
Passend angebunden
Wo es zu Ihrem Betrieb passt, entsteht aus dem Gespräch gleich der nächste Arbeitsschritt: ein Termin im Kalender oder ein Ticket im Supportsystem.
Dokumentiert: Microsoft 365 (Kalender) und Atera (Tickets, Kundendaten).
App und Web-App
Nach dem Termin wissen Sie genau, was am Telefon passiert ist.
Alle Anrufe mit Zusammenfassung, offene Rückrufe und den aktuellen Bearbeitungsstand finden Sie in der Web-App. Auch Begrüßung, Abwesenheit und Weiterleitung stellen Sie dort ein.
- Anrufübersicht – wer hat wann angerufen
- Zusammenfassung – worum es ging, in wenigen Zeilen
- Rückrufe – was noch offen ist
- Bearbeitungsstatus – Erledigtes abhaken
Zusätzlich gibt es Anna als App für unterwegs. Welche Funktionen auf Ihrem Gerät verfügbar sind, zeigen wir Ihnen in der Demo.
Anruf · heute 09:12 · 2:41 min Fr. Berger
Beispielansicht Worum ging’s
Möchte ein Angebot für neue Küchenfronten. Fragt außerdem, ob auch Einbauschränke gemacht werden.
Was Anna erledigt hat
Name und Anliegen notiert, Rückrufzeit vereinbart, Zusammenfassung mit der Anruferin bestätigt.
Hier ist noch etwas offen
Rückruf heute nach 16 Uhr.
Wer hinter Anna steht
Ein Ansprechpartner, kein Callcenter.
Anna ist ein Produkt von thinkai, der KI-Marke der Pabeschitz Computer Consulting GmbH in Leopoldsdorf, Niederösterreich. Ihr Ansprechpartner ist Ing. Robert Pabeschitz, MSc, Geschäftsführer – von der Demo über die Einrichtung bis zum laufenden Betrieb.
Anna läuft bei uns im eigenen Betrieb. Version 2.0 nimmt seit Ende Oktober 2026 unsere Anrufe entgegen. Was wir Ihnen in der Demo zeigen, verwenden wir also selbst.
Einrichtung
In drei Schritten startklar.
- Anforderungen besprechen. Welche Anrufe sollen künftig bei Anna ankommen, und was soll danach passieren?
- Aufgaben und Anbindungen abstimmen. Begrüßung, Weiterleitungsregeln, Abwesenheit – und wo es sinnvoll ist, Kalender oder Ticketsystem.
- Gemeinsam testen. Erst wenn alles passt, nimmt Anna Ihre echten Anrufer entgegen.
Kosten
Was Anna kostet, steht transparent im Angebot.
Pauschalpreise veröffentlichen wir nicht, weil der Aufwand von Betrieb zu Betrieb unterschiedlich ist. Im Angebot sehen Sie getrennt aufgelistet:
- Einrichtung Abstimmung, Konfiguration, gemeinsamer Test
- Laufender Betrieb Anna, Web-App und Betreuung
- Telefonie und Nutzung abhängig von Ihrem Anrufaufkommen
- Optionale Anbindungen z. B. Kalender oder Ticketsystem
Daten und Kontrolle
Klar geregelt, klar erklärt.
Server und Datenbank in Österreich. Für die Sprachverarbeitung kommt zusätzlich der Cloud-Dienst OpenAI zum Einsatz.
- Anna tritt offen als KI-Assistentin auf.
- Gesprächsgedächtnis: einstellbar und löschbar.
- Weiterleitung und Abwesenheit legen Sie selbst fest.
Häufige Fragen
Kann ich Anna selbst ausprobieren?
Ja, in einer persönlichen Demo. Sie hören Anna im Gespräch, stellen ihr selbst Fragen und sehen, was danach in der Web-App steht. Dabei besprechen wir auch, welche Anrufe Anna in Ihrem Betrieb übernehmen soll. Demo vereinbaren.
Kann ich meine bestehende Telefonnummer weiterverwenden?
Wie Anna mit Ihrer bestehenden Nummer verbunden wird, hängt von Ihrem Telefonanbieter und Ihrer Telefonanlage ab – zum Beispiel über eine Rufumleitung. Wir prüfen das in der Demo bzw. im Angebot konkret für Ihren Anschluss, statt Ihnen vorab etwas Pauschales zu versprechen.
Was passiert, wenn ein Anrufer mit einem Menschen sprechen möchte?
Das bestimmen Sie. Anna kann ein Gespräch nach Ihren Regeln weitergeben, und zwar angekündigt: Sie erfahren vor der Übernahme, wer anruft und worum es geht. Passt es gerade nicht, nimmt Anna einen Rückrufwunsch auf, der danach in Ihrer Übersicht steht.
Was kann ich selbst einstellen?
Begrüßung, Abwesenheitszeiten, Stimme und Weiterleitung stellen Sie selbst ein. Auch das Gesprächsgedächtnis für bekannte Rufnummern ist einstellbar und lässt sich löschen.
Was sehe ich nach dem Anruf?
In der Web-App sehen Sie jeden Anruf mit einer kurzen Zusammenfassung, offene Rückrufe und den Bearbeitungsstand. Erledigtes haken Sie direkt dort ab. Anna gibt es zusätzlich als App; welche Funktionen dort auf welchem Gerät verfügbar sind, zeigen wir Ihnen in der Demo.
Welche Kalender- oder Ticketsysteme werden unterstützt?
Konkret dokumentiert sind Microsoft 365 für Kalender und Atera für Tickets und Kundendaten. Wie weit eine solche Anbindung reicht, hängt von der jeweiligen Einrichtung ab. Andere Systeme prüfen wir gern, zusagen können wir sie allerdings erst nach dieser Prüfung.
Wo liegen die Daten, und wie läuft die Sprachverarbeitung ab?
Server und Datenbank betreiben wir in Österreich. Während des Gesprächs greift Anna für die Sprachverarbeitung zusätzlich auf den Cloud-Dienst OpenAI zurück. Welche Daten dabei anfallen und wie Sie Gedächtnis und Einstellungen steuern, besprechen wir offen mit Ihnen.
Wie werden Einrichtung und laufende Kosten vereinbart?
Über ein individuelles Angebot. Darin stehen getrennt voneinander die Einrichtung, der laufende Betrieb, Telefonie bzw. Nutzung und optionale Anbindungen. Sie sehen also, wofür Sie zahlen. Mehr dazu auf der Seite Kosten.
Demo vereinbaren
Lernen Sie Anna kennen – und hören Sie selbst, wie sie für Ihren Betrieb abhebt.
Erleben Sie Anna im Gespräch. Wir besprechen mit Ihnen, welche Anrufe sie in Ihrem Betrieb übernehmen kann.
Termin über Microsoft Bookings: Tag und Uhrzeit wählen Sie selbst. Oder lieber direkt?